بدست آوردن و ادغام یک سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات رایانه ای CMMS اولین گام برای ساده سازی جریان کار نگهداری و تعمیرات شماست. با این حال ، این فقط اولین مرحله از بسیاری مراحل دیگر می باشد. برای اینکه واقعاً از مزایای سیستم CMMS بهره مند شوید ، روشهای خاصی وجود دارد که باید آنها را دنبال کنید.
سیستم CMMS ، اگر به درستی استفاده شود ، می تواند به طور قابل توجهی از زمان خرابی شما بکاهد ، بهره وری تیم نگهداری و تعمیرات شما را به سرعت افزایش داده و همچنین طول عمر دارایی های با ارزش شما را نیز افزایش دهد.
با این حال ، استفاده از تمام ویژگی ها و امکانات می تواند کار سختی باشد.
اگر مدیر نگهداری و تعمیرات یا مدیر تاسیسات هستید که تجربه کمی در زمینه نرم افزار نگهداری و تعمیرات دارید یا تجربه آن را ندارید ، به مطالعه ادامه دهید. در این پست ، ما برخی از بهترین روشهای آزمایش شده CMMS را برای کمک به شما در اشتراک خواهیم گذاشت.
نیازهای منحصر به فرد سازمان خود را درک کنید
قبل از شروع ، شما باید اهدافی که امیدوارید بعد از پیاده سازی نرم افزار جدید CMMS بدست آورید تعیین کنید.
در حالی که مزایای اساسی برای همه کاربران CMMS یکسان خواهد بود، از جمله بهبود نگهداری ، کاهش هزینه های اداری ، کاهش زمان خرابی و غیره، روش دقیق تأثیر CMMS بر اهداف استراتژیک گسترده تر ممکن است متفاوت باشد.
با توجه به این موضوع ، شما باید هدف (اهداف) موردنظر خود را برای رسیدن به سیستم CMMS به روشنی مشخص کنید.
در اینجا چند مثال برای روشن تر شدن موضوع آورده شده است :
- مدت زمان تصویب سفارشات کار را X درصد کاهش دهید
- سرعت پاسخگویی به روند نگهداری و تعمیرات اضطراری یا برنامه ریزی نشده را بهبود ببخشید
- هزینه های مدیریت موجودی کالا را X دلار کاهش دهید
- هزینه های نگهداری و تعمیرات را X دلار کاهش دهید
- فرکانس خرابی تجهیزات را برای افزایش بهره وری X درصد کاهش دهید
با داشتن دید واضح از جایگاهی که می خواهید باشید ، می توانید از نرم افزار خود به بهترین شکل استفاده کرده و آن را با استراتژی نگهداری خود ادغام کنید.
در اینجا برخی از بهترین روشهای استفاده از سیستم CMMS آورده شده است که می تواند به هر بخش نگهداری و تعمیرات کمک کند تا بیشترین بهره را از سیستم خود ببرند :
1- کل سازمان خود را درگیر کنید
چه اخیراً CMMS خود را به تهیه باشید و یا اینکه مدتی است که از آن استفاده می کنید ، اولین کاری که باید انجام دهید ، این است که با استفاده از سیستم CMMS خود همه نفرات سازمان را درگیر کار نمایید. این موضوع از یک تکنسین سطح ابتدایی گرفته تا تمام مدیران ارشد و مدیران نگهداری و تعمیرات سازمان را شامل می شود. اجرای CMMS فراتر از صرف پرداخت هزینه و سرعت بخشیدن به کارمندان مربوطه با سیستم عامل است. همه باید مزایای آشکار استفاده از سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات رایانه ای را واقعاً درک و باور داشته باشند. این امر خصوصاً برای مدیریت سطح بالا صدق می کند. بدون مشارکت و قانع کردن نفراتی که در اتاق هیئت مدیره حضور دارند ، خیلی موفق نخواهید شد. برای انجام این کار ، می توانید جلسات آموزشی را در کل سازمان برگزار نمایید ، مدیران سطح بالا را دعوت نموده و همه را در مورد مزایای بالقوه استفاده از CMMS مطلع کنید.
2- استفاده از قابلیت های بدون کاغذ (در صورت وجود)
بزرگترین اشکال اتکا به برنامه نگهداری مبتنی بر کاغذ، تاخیر در برقراری ارتباط است. یکی از مزایای اصلی استفاده از CMMS ارتباط صاف و شفاف بین مدیران ، سرپرستان ، تکنسین ها و سایر افراد متقاضی کار نگهداری و تعمیرات می باشد. از طریق یک پلت فرم نرم افزاری ، تیم های نگهداری می توانند سفارشات کار را تأیید کنند ، وظایف را نظارت کنند و پیشرفت کار را ردیابی نمایند. با استفاده از یک برنامه نگهداری CMMS ، پرسنل مجاز می توانند بر اساس سطح دسترسی خود همه موارد فوق و موارد دیگر را از طریق رایانه انجام دهند. یک روش این است که از برنامه CMMS تحت وب استفاده کنید. بنابر این پرسنل مجبور نیستند از نظر فیزیکی در محل خاصی حضور داشته باشند و یا از سخت افزار خاصی برای دسترسی به CMMS استفاده کنند. به این ترتیب ، آنها می توانند درخواست های نگهداری و تعمیرات را ارسال کنند ، فعالیت های نگهداری و تعمیرات را کنترل کنند و کارهای خود را از هر گوشه سازمان برنامه ریزی نمایند.
3- دارایی ها را در زمان واقعی ردیابی کنید
یک ماژول یا ویژگی کلیدی که تقریباً در هر نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات رایانه ای یافت می شود ، بستر مدیریت دارایی های سازمانی EAM است. شما می توانید از این ویژگی برای نظارت بر سلامت دارایی های شرکت خود در زمان واقعی استفاده کنید. برای سازمانی که صدها دارایی دارد، ردیابی همه موارد و اطمینان از مطلوب بودن آنها در کنار هم غیرممکن است. این فقط با EAM امکان پذیر است. به طور دقیق تر ، اگر CMMS شما اجازه می دهد عملکرد دارایی خود را در زمان واقعی ردیابی کنید (برخلاف پیروی از یک برنامه نگهداری و تعمیرات ساده پیشگیرانه) ، توصیه می شود از این قابلیت استفاده کنید.
4- یک برنامه جامع نگهداری تنظیم کنید
یکی دیگر از مزایای جالب توجه داشتن سیستم CMMS ، توانایی ساده سازی برنامه نگهداری پیشگیرانه شما است. حداقل ، برنامه PM باید یک برنامه داشته باشد. اما برنامه ریزی نگهداری و تعمیرات فراتر از علامت گذاری مشخص فعالیت های نگهداری و تعمیرات است که باید در فواصل منظم زمانی انجام شود. علاوه بر موارد ذکر شده ، شما همچنین باید دلایل انجام کارهای خاص نگهداری را به روشنی مشخص کنید ، دستورالعمل های روشنی در مورد چگونگی انجام وظایف گفته شده و فاکتورهای برنامه ریزی موجودی را به اشتراک بگذارید.
5- داشبوردهای سفارشی ایجاد کنید تا موارد مهم را پیگیری کنید
داشتن سیستم CMMS اگر از آن برای تجزیه و تحلیل داده ها در زمان واقعی و بدست آوردن بینش ارزشمند برای بهبود فرایندهای خود و تصمیم گیری های مهم تجاری استفاده نکنید ، دیگر فایده ای ندارد. برخی از KPI های رایج که اکثر سیستم عامل ها به طور پیش فرض ردیابی می کنند شامل MTBF و MTTR است. با این حال ، همیشه می توانید یک قدم جلو بروید و معیارهایی را که برای اهداف طولانی مدت کاری شما حیاتی هستند ، دنبال کنید. اگر CMMS شما توانایی ایجاد داشبورد و گزارش سفارشی را دارد ، مدیران شما باید از این گزینه استفاده کنند تا بینش عمیق تری پیدا کنند.
6- از ویژگی های CMMS مورد نیاز خود استفاده کنید
همانطور که قبلاً اشاره شد ، شروع کار با CMMS بسیار طاقت فرسا است ، زیرا ویژگی ها و قابلیت های بسیاری در آن وجود دارد. از مدیریت سفارش کار تا مدیریت موجودی ، موارد زیادی وجود دارد که یک سیستم عامل مدرن می تواند به آنها دست یابد. از این رو ، بهترین روش پیاده سازی CMMS این است که فقط ویژگی ها یا ماژول های مورد نیاز خود را تهیه نمایید. برخی از فروشندگان ویژگی های مختلفی را به عنوان ماژول های مستقل ارائه می دهند. با این حال ، بهترین روش، بحث در مورد مشکلات شما ، تدوین استراتژی و پرداخت هزینه یک برنامه سفارشی مناسب برای سازمان شما است.
7- یک برنامه آموزشی مداوم ایجاد کنید
صرف نظر از اینکه کارمندان شما با سیستم های CMMS چه تجربه عملی دارند ، آموزش مداوم یک امر ضروری است. این به این دلیل است که فروشندگان به طور مرتب ویژگی های پیشرفته را ارائه داده و رابط کاربری را تغییر می دهند تا نرم افزار خود را مطابق با تنظیمات برگزیده به روز نگه دارند. این که آیا شما سیستم جدیدی را به تهیه کرده اید یا چند سالی است که از آن استفاده می کنید ، داشتن یک برنامه آموزشی جامع مهم است که کار کردن کارمندان جدید را با این نرم افزار سرعت می بخشد و به افراد موجود کمک می کند تا از بروزرسانی ها مطلع شوند. از شکستن ویژگی های اصلی گرفته تا به اشتراک گذاری یک روش استاندارد برای ورود اطلاعات ، برنامه آموزشی باید همه موارد را پوشش دهد. علاوه بر این ، شما باید با فروشنده خود در تماس باشید ، از هرگونه منبع آموزشی ، پژوهشی ، وبینارها و رویدادهایی که می توانند برای تیم نگهداری و تعمیرات شما مفید باشند، استفاده نمایید.
8- قهرمانان محصول ایجاد کنید
نکته آخر اینکه ، بهترین روش معمول CMMS داشتن یک یا دو قهرمان برای بستری است که سازمان شما از آن استفاده می کند. این شخص وظیفه درک پلتفرم از داخل ، کشف راه های جدید استفاده از CMMS به نفع شرکت و مراقبت از بروزرسانی های آینده را دارد و استراتژی ها را بر این اساس اصلاح می کند. برای این منظور لازم نیست که یک کارمند جداگانه استخدام کنید و ممکن است آن را به عنوان بخشی از شرح وظایف مدیر پروژه موجود قرار دهید.
جمع بندی
با داشتن یک پلت فرم مدرن CMMS ، مطمئناً می توانید بسیاری از گردش کارها را کاهش دهید ، نگهداری و تعمیرات را بهبود داده و در نتیجه کار خود را تحت تأثیرات مثبت آن قرار دهید.
اما اگر نمی دانید چگونه از آن حداکثر استفاده را ببرید ، می تواند بیشتر از صرفه جویی در هزینه، به منافع شما ضرر وارد کند. ولی با این حال ، با رعایت بهترین روشهای CMMS که در بالا بحث شد ، قطعاً می توانید از این مزایا بهره مند شوید.
برای مشاوره جهت انتخاب، پیاده سازی ، بهبود و یا هر گونه خدمات مشاوره در ارتباط با نرم افزار مدیریت نت CMMS با ما در ارتباط باشید. تیم مهندسی ما در TPMClub همیشه در کنار شما خواهد بود.
مطالب مرتبط :
معرفی نرم افزار نگهداری و تعمیرات ویژه صنایع (نت)
نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS)